Quản trị tồn kho là gì?
1. Tại sao các doanh nghiệp phải dự trữ hàng hóa?
Tồn kho bao gồm là: hàng cung cấp, nguyên vật liệu, hàng hóa dở dang, sản phẩm hoàn thành là những thành tố quan trọng đối với mọi hoạt động kinh doanh. Cũng như khoản phải thu, mức tồn kho phụ thuộc rất lớn vào lượng bán.
2. Quản trị chi phí tồn kho
a. Chi phí tồn kho
-Chi phí tồn trữ: là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa và có thể chia thành 2 loại là chi phí hoạt động và chi phí tài chính.
Chi phí hoạt động bao gồm: chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho, chi phí hao hụt, mất mát, mất giá trị do bị hư hỏng bà chi phí bảo quản hàng hóa.
Chi phí tài chính bao gồm: chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao,…
-Chi phí đặt hàng gồm: chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua. Trong nhiều trường hợp, chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm. Khi số lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn.
-Chi phí cơ hội: nếu 1 doanh nghiệp không thực hiện được đơn hàng khi có nhu cầu, công ty sẽ bị đình đốn sản xuất và có thể không kịp giao hàng. Sự thiệt hại do để lỡ cơ hội này gọi là chi phí cơ hội.
-Chi phí khác: các chi phí khác được quan tâm trong quản trị tồn kho là các chi phí thành lập kho (chi phí lắp đặt thiết bị kho và các chi phí hoạt động) chi phí trả lương làm thêm giờ, chi phí huấn luyện…
Hàng tồn kho được coi là 1 trong những tài sản quan trọng đối với nhiều công ty. Nó là 1 trong những tài sản đắt tiền nhất, trong nhiều công ty hàng tồn khi chiếm tới 40% tổng kinh phí đầu tư.
b. Mô hình sản lượng đặt hàng hiệu quả nhất (Economic Odering Quantity – EOQ)
Mô hình EOQ là 1 mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp.
Yếu tố quyết định trong quản trị hàng tồn kho là sự dự báo chính xác nhu cầu sử dụng các loại hàng hóa trong kỳ nghiên cứu – thường là 1 năm và khối lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt hàng. Những doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa mang tính mùa vụ có thể chọn kỳ dự báo phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.
Sau khi đã có số liệu dự báo chính xác về nhu cầu sử dụng hàng năm, trên cơ sở đó có thể xác định số lần đặt hàng trong năm và khối lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt hàng. Mục đích của những tính toán này là tìm được cơ cấu tồn kho có tổng chi phí năm ở mức tối thiểu.
Giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho có mối quan hệ tỷ lệ nghịch. Khi số lần đặt hàng nhiều, khối lượng hàng tồn kho bình quân thấp, dẫn tới chi phí tồn kho thấp, song chi phí đặt hàng cao. Ngược lại khi số lần đặt hàng giảm thì khối lượng hàng trong mỗi lần đặt cao, lượng tồn kho lớn hơn, do đó chi phí tồn trữ hàn hóa cao hơn và chi phí đặt hàng giảm.
3. Điểm đặt hàng lại
Trong phần trên, chúng ta giả định là khi nào lượng nguyên liệu nhập kỳ trước hết mới nhập kho lượng hàng mới. Tuy nhiên trên thực tế, không có doanh nghiệp nào để đến khi hết nguyên liệu mới đặt hàng. Song nếu đặt hàng quá sớm sẽ làm tăng lượng nguyên liệu tồn kho, do đó cần phải xác định thời điểm đặt hàng lại. Thời điểm đặt hàng mới được gọi là điểm đặt hàng lại và nó được xác định bằng số nguyên liệu sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài của thời gian giao hàng.
4. Lượng dự trữ an toàn (SS)
Trong những ví dụng trên chúng ta đưa ra 1 số giả định nhằm đơn giản hóa việc tính toán, tuy nhiên chúng chỉ có giá trị về mặt lý thuyết. Bởi lẽ chúng ta đã giảm sử rằng nhu cầu sử dụng nguyên liệu mỗi ngày không thay đổi trong suốt thời gian phân tích, nhưng trên thực tế chúng biến động không ngừng. Điều này càng đặc biệt đúng với các loại sản phẩm thành phẩm trong trường hợp doanh nghiệp phải đối phó với sự tăng (giảm) đột ngột nhu cầu đối với những sản phẩm mang tính mùa vụ. Bởi vậy để đảm bảo sự ổn định của sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trì 1 lượng hàng tồn kho dự trữ.
Trong chu kỳ thứ nhất, thời hạn giao hàng được thực hiện rất nhanh chỉ trong vòng 4 ngày. Do đó doanh nghiệp không phải sử dụng đến dự trữ an toàn. Đồng thời lượng tồn kho hoạt động cũng chưa được sử dụng hết khi hàng mới được nhập kho. Trong chu kỳ thứ hai, thời gian giao nhận hàng là 8 ngày như dự kiến nhưng nhu cầu sử dụng cao hơn dự kiến và doanh nghiệp sử dụng an toàn lượng tồn kho hoạt động cũng như phần dự trữ an toàn.
Trong chu kỳ thứ ba, thời gian giao nhận hàng dài hơn bình thường, diễn ra trong 10 ngày và nhu cầu sử dụng ngẫu nhiên trùng khớp với lượng hàng tồn kho hoạt động, do đó không phải sử dụng tới lượng tồn khi dự trữ an toàn. Cuối cùng trong chu kỳ thứ tư, nhu cầu sử dụng hàng tồn kho cao và thời gian giao hàng dài hơn dự kiến, diễn ra trong 9 ngày, sử dụng hết toàn bộ cả lượng tồn kho hoạt động và lượng tồn kho dự trữ an toàn. Trong trường hợp này sẽ gây ra 1 số chi phí cơ hội cho doanh nghiệp.
Bằng các kỹ thuật phân tích thống kê, có thể tính được số lần hết hàng tồn kho trong năm. Tuy nhiên, trong phần này chúng ta giả sử rằng số lần hết hàng dự trữ trong năm được dự kiến trước. Chi phí do hết hàng dự trữ gây ra được tính bằng cách nhân số lần hết hàng dự trữ với chi phí cơ hội cho mỗi lần hết hàng dự trữ.
Tổng chi phí do duy trì hàng dự trữ an toàn bao gồm chi phí tài chính và chi phí hoạt động do tồn trữ hàng dự trữ tạo ra.
Cần lưu ý rằng khi chi phí dự trữ an toàn tăng thì chi phí cơ hội do hết hàng giảm và ngược lại. Bởi vậy, mức tồn kho dự trữ an toàn tối ưu là mức tồn kho có tổng chi phí tối thiểu.
5. Số lượng hưởng chiết khấu
Nhiều nhà cung cấp đưa ra tỷ lệ chiết khấu đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Doanh nghiệp mua hàng phải xem xét những điều kiện chiết khấu đó, coi chúng như 1 khoản lợi nhuận cơ hợi mà doanh nghiệp có thể thu được. Khoản lợi nhuận cơ hội này có thể được xem xét bằng cách so sánh phần chi phí tồn trữ hàng hóa tăng thêm với phần tiết kiệm do nhận được từ tỷ lệ chiết khấu của các nhà cung cấp.
6. Chi phí tồn kho dự trữ
Trong những phân tích thuộc các phần trên, chúng ta chưa đề cập đến những chi phí do lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn tạo ra trong trường hợp có sự thay đổi độ lớn của đơn đặt hàng.
Khi khối lượng mua hàng mỗi lần tăng thì lượng hàng tồn khi dự trữ cũng giảm, do đó lượng hàng tồn kho an toàn cũng ít được dùng đến. Bởi vậy, khi xem xét mô hình EOQ để tận dụng những lợi nhuận cơ hội do chiết khấu đem lại cũng cần đánh giá khả năng hết hàng dự trữ tồn kho và những chi phí cơ hội liên quan đến chúng.
